O e-mail é o canal da proposta, do resumo e de tudo o que precisa ser repassado dentro da empresa do cliente. É também onde um follow-up mal escrito some mais rápido: assunto vago, texto longo e pedido escondido no meio.
Abaixo, a estrutura que funciona, quando enviar e cinco modelos prontos. Para escrever o seu, com o contexto da sua conversa, use o gerador.
Em resumo
O assunto decide se o e-mail é aberto. Ele precisa dizer do que se trata com palavras da conversa: “Simulação de frete para as rotas de Minas” funciona; “Follow-up” ou “Contato” não dizem nada.
No corpo, quatro partes: uma linha que lembra onde vocês conversaram, um parágrafo com o que você entendeu da necessidade, o pedido e a assinatura com nome, empresa e telefone. Se for anexar proposta ou material, diga no texto o que é e por que importa.
O gerador escreve e-mails de até 150 palavras, com assunto. É o bastante para dar contexto sem virar relatório. Se a proposta tem muitos detalhes, eles vão no anexo, e o e-mail resume o essencial em três ou quatro linhas.
Até o dia seguinte à reunião, em horário comercial. Se você prometeu enviar algo até uma data, cumpra a data: o primeiro e-mail é também a primeira prova de que a sua empresa entrega o que combina.
Sem resposta em uma semana, responda no mesmo fio com um segundo contato curto, para a pessoa ver o histórico.
Pessoas e empresas fictícias, para mostrar a estrutura. Troque os nomes e o detalhe da conversa pelos seus, ou peça ao gerador uma mensagem feita a partir da sua conversa.
No mesmo dia da reunião, quando ficou algo para cada lado fazer.
Assunto: Resumo da nossa conversa: uniformes da fábrica
Olá, Renata,
Obrigada pela conversa de hoje na rodada de negócios. Anotei os pontos principais: 180 pessoas na produção, troca de uniforme duas vezes por ano e tecido que aguente lavagem industrial.
Até quinta envio duas opções de tecido com amostra física. Você me confirma o endereço de entrega e o nome de quem recebe?
Abraço,
Simone Duarte, Costura Forte Uniformes
Quando a proposta foi pedida na conversa.
Assunto: Proposta de limpeza pós-obra para o Edifício Jacarandá
Olá, Paulo,
Conforme combinamos na rodada de terça, segue anexa a proposta de limpeza pós-obra para as doze unidades do Edifício Jacarandá.
Ela traz as duas opções que você pediu: equipe completa em três dias ou equipe reduzida em cinco. A diferença de preço está na segunda página.
Podemos falar 15 minutos na sexta para eu tirar as suas dúvidas, às 10h ou às 16h?
Atenciosamente,
Marcelo Antunes, Brilho Total Facilities
Quando falta um dado para fazer uma proposta certa.
Assunto: Duas informações para orçar o sistema de agendamento
Olá, Cláudia,
Gostei de conhecer a Clínica Vida Plena na rodada de ontem. Você contou que a recepção perde tempo confirmando consultas por telefone.
Para orçar o sistema de agendamento do jeito certo, preciso de dois números: quantas consultas vocês marcam por semana e quantos profissionais atendem. Pode me passar quando tiver um minuto?
Obrigado,
Rodrigo Mendes, Agenda Clara Sistemas
Uma semana depois da proposta, sem resposta.
Assunto: Re: Proposta de limpeza pós-obra para o Edifício Jacarandá
Paulo,
Uma informação que pode ajudar na decisão: a equipe completa consegue começar já na semana seguinte à entrega das chaves, o que adianta a vistoria dos moradores.
Se preferir, ajusto a proposta para só parte das unidades. Qual caminho faz mais sentido para vocês?
Marcelo
Quando o assunto ficou para depois e o momento pode ter chegado.
Assunto: Retomando a conversa sobre as embalagens térmicas
Olá, Eduardo,
Faz uns dois meses que conversamos na rodada sobre embalagens térmicas para as entregas de congelados. Na época, vocês ainda estavam fechando o contrato com o novo distribuidor.
Se o assunto voltou para a mesa, temos uma linha nova de caixas que segura a temperatura por mais tempo. Vale uma conversa de 20 minutos no fim do mês?
Abraço,
Tatiana Rocha, Frio Seguro Embalagens
Conte com quem você falou e qual é o próximo passo. O gerador escreve a mensagem para WhatsApp, LinkedIn ou e-mail, sugere a hora de enviar e já deixa o segundo contato pronto. Grátis e sem cadastro.
Um assunto específico, com palavras da conversa: o produto, o projeto ou o problema. “Proposta de manutenção para as três lojas” diz o que é antes de abrir. Evite “Follow-up”, “Retorno” e “Contato”, que podem ser qualquer coisa.
O ideal é até o dia seguinte à reunião. Se você prometeu enviar algo numa data, é essa data que vale. Depois de uma semana ainda dá para escrever: reconheça o tempo numa linha e siga para o assunto.
Responda no mesmo fio: a pessoa vê o histórico sem precisar procurar. Abra um e-mail novo só quando o assunto mudar de verdade ou quando já se passaram meses.
Pode, se ela foi combinada na conversa. Nesse caso, o e-mail resume em três ou quatro linhas o que a proposta resolve e qual decisão você espera. Se ninguém pediu proposta, o primeiro e-mail serve para confirmar a necessidade, e a proposta vem depois.
Numa rodada de negócios online você tem várias reuniões curtas numa tarde, com empresas que procuram o que você oferece. A primeira rodada da sua empresa é por nossa conta, só com o CNPJ.