Toda reunião boa termina com uma sensação de que vai dar certo. O que decide se vai mesmo é a mensagem do dia seguinte: ela transforma a conversa num próximo passo com data, ou deixa tudo no “vamos nos falando”.
Veja o que escrever, em qual canal, quando enviar e cinco modelos para as situações mais comuns depois de uma reunião.
Em resumo
A mensagem depois da reunião tem um trabalho só: transformar o que foi conversado num próximo passo com data. Ela agradece em uma linha, resume o que você entendeu, confirma o que cada lado ficou de fazer e propõe o passo seguinte.
O resumo também protege os dois lados: se você entendeu algo errado, a pessoa corrige agora, e não depois da proposta pronta.
Use o canal em que a reunião foi marcada ou o que a pessoa indicou. Reunião combinada pelo WhatsApp pede follow-up curto no WhatsApp. Reunião formal, com mais gente da empresa, pede e-mail com o resumo, que pode ser repassado internamente.
Na dúvida, mande o resumo por e-mail e um aviso curto no WhatsApp.
Em até 24 horas, enquanto os detalhes estão frescos para os dois lados. Se a reunião foi de manhã, o fim do dia já é um bom momento.
Passada uma semana, ainda vale escrever: reconheça o atraso numa linha, sem parágrafo de desculpas, e siga para o assunto.
Pessoas e empresas fictícias, para mostrar a estrutura. Troque os nomes e o detalhe da conversa pelos seus, ou peça ao gerador uma mensagem feita a partir da sua conversa.
Por e-mail, depois de uma reunião com tarefas para os dois lados.
Assunto: Nossa reunião de hoje: o que ficou combinado
Olá, Vanessa,
Obrigado pelo tempo hoje. Pelo que entendi, o objetivo é reduzir o tempo de separação dos pedidos no armazém de Contagem antes do pico de fim de ano.
Ficou combinado assim: você me envia a planta do armazém até quarta, e eu volto na segunda seguinte com o desenho das estantes e o prazo de instalação.
Se algo ficou diferente do que você entendeu, me avise por aqui.
Abraço,
André Figueira, Estrutura Ágil Armazenagem
Pelo WhatsApp, quando a reunião já terminou com data marcada.
Oi, Joana! Aqui é o Caio, da Verde Vivo Paisagismo. Obrigado pela reunião de hoje na sede.
Fica combinado: mando o projeto do jardim da entrada até sexta, e a gente revisa juntos na terça, às 10h. Confirmado?
Quando você falou com quem indica, e não com quem aprova.
Oi, Otávio! Lívia, da Sinal Forte Telecom. Gostei da conversa de hoje sobre a rede da fábrica nova.
Você comentou que a decisão final é da diretora financeira. Quer que eu prepare um resumo de uma página, com custo e prazo, para você levar a ela?
Quando ficou claro que agora não é o momento.
Oi, Helena! Rogério, da Trilha Sistemas. Obrigado pela conversa franca de hoje.
Entendi que a troca de sistema não cabe no orçamento deste semestre. Posso te procurar em março, quando vocês fecharem o planejamento do ano?
Quando a conversa foi sobre indicar clientes um para o outro.
Oi, Bruno! Elisa, da Mapa Digital. Saí animada da nossa conversa sobre indicar clientes de uma empresa para a outra.
Para começar, que tal cada um listar três clientes que precisam do serviço do outro e trocarmos as listas na quinta?
Conte com quem você falou e qual é o próximo passo. O gerador escreve a mensagem para WhatsApp, LinkedIn ou e-mail, sugere a hora de enviar e já deixa o segundo contato pronto. Grátis e sem cadastro.
Em até 24 horas. No mesmo dia é ainda melhor, principalmente se a reunião foi de manhã. Depois disso, a conversa começa a se misturar com outras na memória da pessoa.
Um agradecimento curto, o resumo do que você entendeu, o que cada lado ficou de fazer e o próximo passo com data. Se só couber uma coisa, que seja o próximo passo.
Para uma conversa comercial curta, não. Um resumo de três ou quatro linhas faz o mesmo papel e é lido. Ata formal faz sentido em reuniões longas, com várias pessoas e decisões que precisam ficar registradas.
Proponha um na mensagem: uma conversa de 20 minutos com quem decide, o envio de uma informação ou uma visita. Se ficou claro que não é o momento, pergunte quando faz sentido voltar a conversar e anote a data.
Numa rodada de negócios online você tem várias reuniões curtas numa tarde, com empresas que procuram o que você oferece. A primeira rodada da sua empresa é por nossa conta, só com o CNPJ.