Contratar marketing, site ou sistema é comprar algo que você não consegue ver antes de pronto. Por isso esse tipo de projeto atrasa, estoura o orçamento ou entrega uma coisa diferente da que a empresa imaginava. O antídoto é um briefing claro, um escopo fechado e a propriedade de tudo em nome da sua empresa. Antes de escrever o briefing, defina para quem você vende com a ferramenta de cliente ideal: agência e desenvolvedor trabalham muito melhor quando sabem quem o site ou a campanha precisa convencer.
Comece pelo objetivo, não pela ferramenta
"Quero um site novo" e "quero aparecer no Instagram" descrevem meios. O fornecedor bom vai perguntar para quê. Responda antes, no próprio pedido:
- o que você quer que aconteça: mais pedidos de orçamento, vendas online, menos ligações para o suporte, um processo interno mais rápido;
- como vai medir: número de contatos por mês, vendas, tempo economizado;
- para quem: o perfil do cliente ou do usuário interno;
- até quando: uma data de lançamento real, ligada a alguma coisa do seu negócio.
Escreva um briefing curto
O briefing não precisa de dez páginas. Uma página com as respostas abaixo já evita metade dos problemas:
- O que existe hoje: site atual, redes, sistema, o que funciona e o que não funciona.
- O que precisa ser feito: páginas, funcionalidades, integrações, número de peças por mês.
- O que você fornece: textos, fotos, logotipo, acesso a sistemas.
- Referências: dois ou três exemplos de que você gosta e por quê.
- Restrições: orçamento, prazo, sistemas que precisam continuar funcionando.
Um pedido como "site institucional com 8 páginas e integração com CRM, remoto, de R$ 5 mil a R$ 20 mil, compra única, decisão em 7 dias" já separa quem faz esse tipo de projeto de quem não faz.
Projeto ou mensalidade
Site e sistema costumam ser projeto, com preço e prazo fechados. Marketing de conteúdo, mídia paga e gestão de redes costumam ser mensalidade. Para mensalidades, combine o que entra todo mês: quantas peças, quantas campanhas, que relatório, que reunião. Mensalidade sem entregável definido vira cobrança sem resultado visível.
Em mídia paga, separe o valor do serviço da verba de anúncios. A verba vai para a plataforma de anúncios; o serviço paga quem configura e acompanha.
Tudo em nome da sua empresa
Este é o ponto que mais dá problema quando a relação termina. Exija, desde o início:
- domínio registrado em nome do seu CNPJ;
- hospedagem, contas de anúncio, analytics e redes sociais criadas na conta da empresa, com a agência como administradora convidada;
- código-fonte e arquivos editáveis entregues ao fim do projeto;
- senhas guardadas pela empresa, não só pelo fornecedor.
Se o fornecedor resiste a qualquer um desses itens, pergunte o motivo antes de seguir.
Dados de clientes e segurança
Site com formulário, loja virtual e sistema tratam dados pessoais dos seus clientes, e a LGPD vale para a sua empresa mesmo quando quem desenvolve é terceiro. Pergunte como os dados serão guardados, quem terá acesso, como são feitos os backups e o que acontece em caso de incidente. Em sistemas, combine também atualização de segurança e suporte depois da entrega.
Como avaliar o fornecedor
| O que olhar | Como olhar |
|---|---|
| Portfólio | Projetos parecidos com o seu, no ar, que você consegue abrir |
| Resultados | Um caso com número antes e depois, explicado sem exagero |
| Equipe | Quem faz o trabalho de fato, e se há terceirização |
| Processo | Etapas, aprovações e quantas rodadas de ajuste estão incluídas |
| Suporte | O que acontece depois da entrega e quanto custa |
Em TI e marketing, a região pesa pouco: muitos fornecedores trabalham de forma remota. Nas Cotações Verificadas da RodadaDeNegocios.org, você pode marcar o pedido como remoto, e ele chega a empresas do segmento em todo o país. Quem responde envia uma proposta curta, com preço ou faixa, prazo e diferencial, e três horários para uma conversa de 20 minutos por vídeo.
A conversa de 20 minutos
Peça ao fornecedor que mostre, na tela, um projeto parecido com o seu e explique o que fez. Pergunte o que ele mudaria no seu briefing: bons profissionais questionam, e isso é sinal positivo. Combine o próximo passo: proposta detalhada, cronograma e data de início. O seu nome e o seu contato só são liberados depois da conversa, se os dois lados quiserem continuar.
Contrato e pagamento por etapa
Em projeto, prefira pagamento por etapa entregue e aprovada: uma parte no início, outra na aprovação do layout ou do protótipo, o restante na entrega. Escreva no contrato o escopo, o prazo de cada etapa, o número de rodadas de ajuste, a entrega do código e dos arquivos e o suporte depois do lançamento.
Erros comuns
- Contratar pelo visual do portfólio: um site bonito que não gera contato não resolve o seu problema. Pergunte pelo resultado.
- Deixar o texto para o fim: o site atrasa esperando textos e fotos que só a sua empresa pode fornecer. Combine prazos para a sua parte também.
- Medir só curtidas e seguidores: acompanhe o que importa para o negócio, como pedidos de orçamento e vendas.
- Trocar de fornecedor sem plano de transição: sem acessos e arquivos, a nova agência começa do zero.
- Esquecer a manutenção: site e sistema precisam de atualização. Combine quem cuida disso depois da entrega.
Resumo
Defina objetivo, medida e público antes de falar de ferramenta. Escreva um briefing de uma página. Separe projeto de mensalidade e serviço de verba. Mantenha domínio, contas e código em nome da empresa. Cuide dos dados dos clientes. Avalie portfólio, processo e suporte, converse 20 minutos e pague por etapa.