Nenhuma conversa boa se perde na agenda

Funil de vendas é só o caminho que um contato percorre até virar cliente. Na pequena empresa que vende para outras empresas, esse caminho costuma ter poucas etapas: você conhece alguém, conversa de novo, manda uma proposta e o negócio fecha ou não fecha. O problema quase nunca é a etapa. É esquecer em que etapa cada contato está.

Sem um lugar para isso, o controle fica espalhado entre o WhatsApp, a caixa de e-mail, cartões de visita na gaveta e a memória do dono. A conversa boa da feira de terça vira, três semanas depois, um nome que você já não lembra de onde veio. Um CRM resolveria, mas a maioria dos sistemas pede configuração, treinamento e mensalidade antes de mostrar qualquer resultado.

O Planner de follow-up fica no meio do caminho: mais organizado que uma planilha de controle de clientes, muito mais simples que um CRM. São quatro colunas, Conheci, Conversei, Proposta e Negócio, e um cartão por contato, com o essencial: quem é, de que empresa, o que procura, quando vocês se conheceram e, principalmente, qual é o próximo passo e em que dia.

O próximo passo com data é o coração do método. Um contato sem próximo passo está parado, mesmo que pareça promissor. Por isso o quadro destaca em vermelho o passo atrasado e mostra primeiro, em cada coluna, quem precisa de você antes. Uma olhada na segunda de manhã basta para montar a semana comercial.

Para organizar os contatos comerciais, combine três hábitos. Primeiro, registre no mesmo dia: quem conversou com você numa rodada de negócios ou numa feira entra em Conheci antes de você dormir. Segundo, mande o follow-up em até dois dias; o gerador de mensagem de follow-up escreve o texto para WhatsApp, LinkedIn ou e-mail. Terceiro, mova o cartão sempre que algo acontecer, inclusive para Negócio quando a resposta for não.

Com o tempo, o quadro vira um controle de prospecção de verdade. Na conta, a métrica pessoal mostra, por trimestre, quantas conexões viraram conversa, quantas conversas viraram proposta e quantas propostas viraram negócio. É o número do próprio empresário, que ninguém mais vê, e que aponta onde o funil vaza: se poucas conexões viram conversa, o problema está no follow-up; se poucas propostas fecham, está na proposta ou no preço.

E quando o quadro ficar pequeno? É um bom sinal: quer dizer que a empresa já tem volume de contatos para justificar uma equipe ou um sistema maior. Nesse dia, exporte os cartões em CSV, com as mesmas colunas do modelo, e importe no CRM que escolher. Nada fica preso aqui. Até lá, o melhor controle é o que você consegue manter atualizado em cinco minutos por dia, e quatro colunas cabem nesse tempo.

Quem participa das rodadas da plataforma não precisa digitar as conexões: quando os dois lados marcam interesse, a conexão entra sozinha em Conheci, em Minhas Conexões. Contatos de feiras e indicações entram um a um ou por planilha, com o modelo de CSV abaixo.