Toda buena reunión termina con la sensación de que va a salir bien. Lo que decide si de verdad sale es el mensaje del día siguiente: convierte la conversación en un siguiente paso con fecha, o deja todo en "seguimos en contacto".
Mira qué escribir, en qué canal, cuándo enviarlo y cinco plantillas para las situaciones más comunes después de una reunión.
En resumen
El mensaje después de la reunión tiene un solo trabajo: convertir lo conversado en un siguiente paso con fecha. Agradece en una línea, resume lo que entendiste, confirma lo que cada parte quedó en hacer y propone el paso siguiente.
El resumen también protege a las dos partes: si entendiste algo mal, la persona lo corrige ahora, y no después de la propuesta lista.
Usa el canal por el que se agendó la reunión o el que la persona indicó. Una reunión acordada por WhatsApp pide un seguimiento corto por WhatsApp. Una reunión formal, con más gente de la empresa, pide un correo con el resumen, que se puede reenviar internamente.
Ante la duda, manda el resumen por correo y un aviso corto por WhatsApp.
En menos de 24 horas, mientras los detalles están frescos para los dos. Si la reunión fue por la mañana, el final del día ya es un buen momento.
Pasada una semana, todavía vale la pena escribir: reconoce el retraso en una línea, sin un párrafo de disculpas, y ve al tema.
Personas y empresas ficticias, para mostrar la estructura. Cambia los nombres y el detalle de la conversación por los tuyos, o pide al generador un mensaje hecho a partir de tu conversación.
Por correo, después de una reunión con tareas para las dos partes.
Asunto: Nuestra reunión de hoy: lo que acordamos
Hola, Vanessa:
Gracias por tu tiempo hoy. Según entendí, el objetivo es reducir el tiempo de preparación de pedidos en el almacén antes del pico de fin de año.
Quedamos así: me envías el plano del almacén antes del miércoles, y yo vuelvo el lunes siguiente con el diseño de las estanterías y el plazo de instalación.
Si algo quedó distinto de lo que entendiste, avísame por aquí.
Un saludo,
Andrés Figueira, Estructura Ágil Almacenaje
Por WhatsApp, cuando la reunión ya terminó con fecha definida.
¡Hola, Juana! Soy Caio, de Verde Vivo Paisajismo. Gracias por la reunión de hoy en la sede.
Queda acordado: te mando el proyecto del jardín de la entrada antes del viernes y lo revisamos juntos el martes a las 10 h. ¿Confirmado?
Cuando hablaste con quien recomienda, y no con quien aprueba.
¡Hola, Octavio! Livia, de Señal Fuerte Telecom. Me gustó la conversación de hoy sobre la red de la planta nueva.
Comentaste que la decisión final es de la directora financiera. ¿Te preparo un resumen de una página, con costo y plazo, para que se lo lleves?
Cuando quedó claro que ahora no es el momento.
¡Hola, Elena! Rogelio, de Senda Sistemas. Gracias por la conversación franca de hoy.
Entendí que el cambio de sistema no entra en el presupuesto de este semestre. ¿Te puedo buscar en marzo, cuando cierren la planificación del año?
Cuando la conversación fue sobre recomendarse clientes mutuamente.
¡Hola, Bruno! Elisa, de Mapa Digital. Salí entusiasmada de nuestra conversación sobre recomendarnos clientes entre las dos empresas.
Para empezar, ¿qué tal si cada uno arma una lista de tres clientes que necesitan el servicio del otro y las intercambiamos el jueves?
Cuenta con quién hablaste y cuál es el siguiente paso. El generador escribe el mensaje para WhatsApp, LinkedIn o correo, sugiere la hora de enviarlo y deja listo el segundo contacto. Gratis y sin registro.
En menos de 24 horas. El mismo día es todavía mejor, sobre todo si la reunión fue por la mañana. Después de eso, la conversación empieza a mezclarse con otras en la memoria de la persona.
Un agradecimiento corto, el resumen de lo que entendiste, lo que cada parte quedó en hacer y el siguiente paso con fecha. Si solo cabe una cosa, que sea el siguiente paso.
Para una conversación comercial corta, no. Un resumen de tres o cuatro líneas cumple la misma función y sí se lee. El acta formal tiene sentido en reuniones largas, con varias personas y decisiones que deben quedar registradas.
Propón uno en el mensaje: una conversación de 20 minutos con quien decide, el envío de un dato o una visita. Si quedó claro que no es el momento, pregunta cuándo tiene sentido volver a conversar y anota la fecha.
En una rueda de negocios en línea tienes varias reuniones cortas en una tarde, con empresas que buscan lo que ofreces. La primera rueda de tu empresa corre por nuestra cuenta, solo con el CNPJ (registro fiscal de empresas de Brasil).