Imagine um escritório de contabilidade que atende pequenas empresas da região. Todo fim de ano, alguns clientes ligam para perguntar se não existe opção mais barata, e a sócia percebe que o escritório só é lembrado pela guia de imposto. Ao mesmo tempo, ela sabe que a carteira tem uma gráfica que procura indústrias, uma transportadora que procura distribuidores e um fornecedor de uniformes que nunca conversou com nenhum deles. Antes de propor qualquer coisa à equipe, ela abre a Calculadora de Custo por Reunião e compara quanto custa, para um cliente dela, conseguir uma reunião qualificada numa feira, com um vendedor dedicado ou com anúncios. Esse custo dá a medida do que o escritório pode oferecer como benefício: conversas com quem procura o que o cliente vende.
Este artigo é para quem cuida de uma base de empresas, seja uma associação, um coworking ou um escritório contábil, e quer que a rodada de negócios online deixe de ser um evento isolado e vire um benefício para associados e clientes, usado ao longo do ano. O passo a passo para montar a primeira edição está no guia como fazer uma rodada de negócios online na sua associação. Aqui o assunto é outro: por que a rodada funciona como benefício e como mantê-la de pé.
Por que um benefício precisa ser usado
Quase toda entidade tem uma lista de vantagens: convênio com plano de saúde, desconto em curso, sala de reunião, revista. O associado compara essa lista com a mensalidade, item por item, e quase tudo ali tem equivalente no mercado. Benefício que ninguém usa não aparece na hora da renovação.
Negócio entre membros é diferente. Ele depende de uma base que só a sua entidade tem, e ninguém de fora consegue copiar. Quando um associado conhece um cliente ou um fornecedor numa conversa que a entidade organizou, a lembrança fica ligada à entidade, e não a um desconto qualquer.
A dificuldade sempre foi a operação. Juntar empresas para conversar exige local, equipe e muito preparo, e por isso acontece pouco. No formato online, cada participante conversa um a um por videochamada dentro da plataforma, com tempo fixo e troca automática de sala. A entidade convida e a plataforma conduz. É isso que torna possível repetir. Para entender por que conversas curtas e com tempo fixo costumam render mais do que um coquetel, leia o guia de networking empresarial.
Associações, coworkings e contabilidades
As três têm uma base de empresas que se conhecem pouco, mas cada uma usa a rodada por um motivo diferente.
Associações comerciais e empresariais
A associação vive da renovação, e o associado pesa o que recebeu ao longo do ano, não só no dia do boleto. Uma rodada regular dá a ele um benefício que pode usar de fato e dá à diretoria algo para mostrar além dos convênios. Ela também serve para captar: uma edição aberta a convidados de fora mostra o que a entidade oferece antes de falar em filiação. A página de rodadas de negócios para associações mostra como a rodada sai com o nome e a marca da entidade.
Coworkings
No coworking, os residentes dividem o café e a internet, mas raramente sabem o que o vizinho de mesa vende. A comunidade aparece na proposta comercial e pouco no dia a dia. Uma rodada entre residentes transforma essa promessa em conversas com hora marcada, e o espaço pode passar a ser lembrado como o lugar onde as empresas fazem negócio entre si. Veja a página de rodadas de negócios para coworkings.
Escritórios de contabilidade
O escritório contábil conhece de perto a carteira inteira: quem vende, quem compra, quem está crescendo. Quando o cliente só enxerga a obrigação fiscal, a conversa vira preço. Quando o escritório o apresenta a outros clientes que procuram o que ele oferece, a relação muda de assunto. A página de rodadas de negócios para contabilidades trata desse caso.
| Ponto | Associação | Coworking | Contabilidade |
|---|---|---|---|
| Quem participa | Associados e convidados de fora | Residentes do espaço | Clientes da carteira |
| O que a rodada resolve | Um benefício que o associado usa ao longo do ano | Uma comunidade que se comprova na prática | Uma relação que vai além do preço |
| Quem convidar primeiro | Um núcleo setorial ativo | Os residentes que mais circulam no espaço | Os clientes que vendem para outras empresas |
O que entregar
O benefício não é só um horário na agenda. O associado percebe valor no conjunto: o que acontece antes, durante e depois da conversa.
- Antes: um convite claro, que diga em duas frases o que a empresa ganha, e material para ela chegar preparada. Mande junto o guia como se preparar para uma rodada de negócios e peça que cada um descreva no perfil o que oferece e o que procura.
- Durante: conversas com quem procura o que a empresa oferece, sem repetir conversa e sem ninguém precisar trocar link. O organizador escolhe entre pareamento por afinidade entre os negócios ou aleatório, conforme o objetivo da edição.
- Depois: contatos trocados só quando os dois lados marcam interesse, e um lembrete da entidade para que a conversa continue. O guia de follow-up depois de uma reunião de negócios é um bom material para mandar nos dias seguintes.
Muita gente da base nunca participou de uma rodada e não sabe o que esperar. Antes do primeiro convite, mostre as telas: o Simulador de Rodada percorre a sala de preparação, as conversas e a marcação de interesse em menos de um minuto, sem câmera. Um link para ele no convite responde à pergunta sobre como funciona antes que ela chegue ao WhatsApp da equipe.
Respeite também o que o associado não quer. A troca de contato depende dos dois lados, e isso deve aparecer no convite: ninguém sai da rodada com o telefone de quem não quis falar com ele. Para quem tem receio de ser abordado por venda insistente, essa regra pesa mais do que qualquer argumento.
Frequência: um ritmo que a base consegue manter
Um benefício só é lembrado se aparece com regularidade. Uma rodada isolada vira notícia uma vez e some. Uma rodada com data previsível entra na agenda das empresas, e o associado passa a planejar a participação.
Escolha um ritmo e anuncie
Mensal, bimestral ou trimestral: o ritmo certo é o que a sua equipe sustenta sem esforço extra e que a base consegue acompanhar. Prefira começar mais espaçado e aumentar depois, em vez de prometer uma frequência que vai falhar logo. Anuncie o calendário do semestre de uma vez, sempre no mesmo dia da semana e no mesmo horário.
Varie o tema de cada edição
Chamar sempre o mesmo público esgota as conversas novas. Alterne edições abertas a toda a base com edições temáticas: um núcleo setorial, fornecedores para a indústria local, prestadores de serviço para o comércio. Quando sobrar vaga, você pode abrir as vagas restantes para os assinantes da plataforma, o que traz empresas de fora da base para conversar com os seus membros.
Ensaie quando mudar o formato
Toda vez que a edição tiver um formato novo, faça o teste no Laboratório, o ambiente de treino separado da produção, com participantes de teste. Assim a equipe vê a rodada como o associado vai ver, sem expor ninguém da base.
Como medir
Benefício que não é medido vira custo na primeira reunião de diretoria com orçamento apertado. Por isso, defina o que você vai acompanhar antes da primeira edição.
- Participação: quem se inscreveu, quem apareceu e quem voltou na edição seguinte. A volta diz mais do que a inscrição.
- Conexões: as conversas em que os dois lados marcaram interesse. O relatório do organizador traz a participação e as conexões ao fim de cada rodada.
- O que veio depois: algumas semanas mais tarde, pergunte aos participantes o que saiu das conversas: orçamento pedido, visita à empresa, amostra enviada. É a parte que nenhum painel mostra, e a que mais convence.
- Quem não participou: veja quais segmentos não aparecem e pergunte por quê. Às vezes o problema é o horário; às vezes, o convite.
Leve esses dados à diretoria ou aos sócios com o relatório em mãos. Se alguém perguntar quanto vale uma conexão, volte à Calculadora de Custo por Reunião e mostre, com números da sua própria base, quanto custaria conseguir conversas parecidas por outros caminhos. Não prometa resultado: mostre o que aconteceu e deixe o associado contar o resto.
Onde começar
Escolha o público da primeira edição, defina um ritmo que a equipe sustenta e escreva, em duas frases, o que o associado ou o cliente ganha. Conheça na página de rodadas de negócios para organizadores os recursos dos planos de Organizador e ensaie tudo no Laboratório antes de convidar a base. E, para oferecer o benefício sabendo como ele é por dentro, participe antes de uma rodada aberta como empresa: a primeira rodada de negócios online de cada empresa é cortesia da plataforma, basta ter o CNPJ ativo, uma vez por CNPJ, e o contato só é trocado quando os dois lados marcam interesse. Veja as próximas rodadas de negócios e sinta, do lado do participante, o benefício que você vai entregar.