Exemplo: a dona de uma pequena gráfica de Londrina termina uma rodada de negócios online com três contatos liberados: um comprador de rede de farmácias, uma agência e uma indústria de alimentos. Ela sabe que precisa escrever ainda hoje, mas trava na primeira frase e deixa para amanhã. Amanhã vira semana que vem. Se isso já aconteceu com você, comece pelo Gerador de Follow-up, que monta a mensagem para WhatsApp, LinkedIn ou e-mail a partir do que vocês conversaram. Este artigo traz os modelos por situação, com o que trocar em cada um e quando cada um faz sentido.
Antes de copiar: as quatro partes de uma mensagem de follow-up
Todo modelo abaixo segue a mesma ordem. Quando você entende a ordem, consegue adaptar qualquer um deles sem soar como texto pronto.
- Quem é você e de onde vocês se conhecem: o seu nome, a empresa e o lugar da conversa. A pessoa falou com muita gente no mesmo dia; ajude a lembrar.
- Um detalhe da conversa: algo que só vocês dois sabem, como o fornecedor que vive atrasando ou o lançamento previsto para março. É o que separa um follow-up de uma mensagem em massa.
- Um pedido só: uma reunião, uma informação, o envio de uma amostra. Dois pedidos na mesma mensagem costumam virar nenhum.
- Uma resposta fácil: duas opções de horário, uma pergunta de sim ou não. Quanto menos a pessoa precisar pensar para responder, mais rápido ela responde.
Nos modelos, o que está entre colchetes é o que você troca: [nome], [empresa], [detalhe da conversa]. Se não houver um detalhe de verdade para pôr ali, a mensagem perde a força, então anote o que ouviu logo depois de cada conversa. O passo a passo completo, com prazos e prioridades, está no guia de follow-up depois de uma reunião de negócios.
Depois da rodada: a primeira mensagem no mesmo dia
Quando os dois lados marcam interesse, os contatos são liberados e a iniciativa passa a ser sua. O ideal é escrever no mesmo dia; o limite é 48 horas, enquanto a pessoa ainda liga o seu nome à conversa. A primeira mensagem tem um trabalho só: transformar uma conversa curta numa segunda conversa marcada na agenda. Não é hora de mandar catálogo nem tabela de preço.
É o canal mais rápido e o mais pessoal. Use quando a pessoa passou o celular e a conversa foi informal. Mantenha a mensagem curta, em blocos de duas linhas, e deixe o áudio de fora.
Oi, [nome], aqui é [seu nome], da [empresa]. Conversamos hoje na rodada sobre [detalhe da conversa]. Fiquei com uma ideia de [próximo passo] e queria marcar meia hora para mostrar como funcionaria. Fica melhor [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]?
Funciona bem quando a pessoa trabalha numa empresa maior, em que o WhatsApp não é o costume para assuntos de trabalho. Mande o convite de conexão com uma nota curta e, depois do aceite, a mensagem.
[Nome], foi bom conversar hoje na rodada de negócios. Gostei de saber que a [empresa dela] está [detalhe da conversa]. Vou te mandar por aqui um resumo de como atendemos casos parecidos. Se fizer sentido, marcamos uma conversa na semana que vem?
É o canal certo quando a próxima etapa envolve outras pessoas, como um comprador que precisa repassar o assunto para a diretoria. O assunto do e-mail precisa dizer de onde vocês se conhecem, para não ser confundido com prospecção fria.
- Assunto: [empresa] e [sua empresa]: a conversa de hoje na rodada
- Olá, [nome]. Obrigado pela conversa de hoje. Você comentou que [detalhe da conversa]. Separei [material ou exemplo] que mostra como resolvemos isso para um cliente parecido. Podemos conversar [dia] às [hora] para eu entender melhor o seu volume? Se outra pessoa da equipe precisar participar, é só incluir neste e-mail.
Depois da proposta: confirme que chegou e marque a conversa
Proposta enviada sem data de retorno é proposta esquecida. Um erro comum é mandar o arquivo e esperar. Aqui, a mensagem de follow-up confirma o recebimento, aponta o trecho que importa e já propõe a conversa para tirar dúvidas. Se a proposta em si ainda está confusa, vale rever o guia de como fazer uma proposta comercial antes de cobrar resposta.
Use no dia seguinte ao envio por e-mail. O único objetivo é garantir que o arquivo chegou à pessoa certa.
[Nome], mandei ontem a proposta para o seu e-mail, com o assunto [assunto]. A parte de [prazo ou condição] foi montada a partir do que você me contou. Consegue dar uma olhada até [dia]? Se preferir, explico em quinze minutos por vídeo.
Use de três a cinco dias úteis depois do envio, no mesmo fio da proposta, para a pessoa ter o anexo à mão.
Olá, [nome]. Retomo a proposta que enviei em [data]. Para ajudar na decisão, resumo em uma linha: [o que você entrega, em quanto tempo e por quanto]. Ficou alguma dúvida sobre [ponto sensível, como o prazo de pagamento]? Posso ajustar o escopo se o orçamento deste trimestre estiver apertado.
Repare que nenhum dos dois pergunta "conseguiu ver?". Essa pergunta obriga a pessoa a admitir que não viu e costuma ficar sem resposta. Em vez dela, entregue um resumo e uma pergunta específica, que dá para responder em uma linha.
Sem resposta: o segundo e o terceiro contato
Silêncio nem sempre quer dizer não. Muitas vezes, quer dizer que a pessoa estava ocupada, que a mensagem ficou para depois ou que a decisão depende de outra pessoa. O segundo contato vem cerca de uma semana depois do primeiro, é mais curto e traz algo novo. O terceiro, se precisar, encerra o assunto com elegância e deixa a porta aberta.
[Nome], vi esta semana [notícia, dado do setor ou caso de cliente] e lembrei da nossa conversa sobre [detalhe]. Deixo aqui caso seja útil. Se o assunto continuar na sua lista, sigo à disposição para aquela conversa rápida.
O e-mail de encerramento é o terceiro contato, cerca de uma semana depois do segundo (umas duas semanas depois do primeiro). Ele é útil porque dá à pessoa uma saída simples: responder "agora não" custa pouco, e um "agora não" vale mais do que o silêncio, porque mostra quando voltar.
Olá, [nome]. Como não tive retorno, imagino que [assunto] não seja prioridade agora, e tudo bem. Vou parar de escrever sobre isso por aqui. Se o tema voltar, por exemplo em [época provável, como o planejamento do ano que vem], é só responder este e-mail que eu retomo de onde paramos.
Depois do terceiro contato sem resposta, pare. Marque o contato como parado na sua lista e anote uma data para voltar daqui a alguns meses, com outro motivo para escrever.
Retomar um contato antigo sem pedir desculpas
Às vezes o contato ficou parado por meses: a conversa da feira do ano passado, o cliente que comprou uma vez e sumiu. Não abra com um parágrafo de desculpas pelo tempo. Reconheça o intervalo em uma linha e traga um motivo concreto para escrever agora.
Bom para contatos em que a pessoa mudou de cargo ou de empresa. O próprio perfil dá o motivo da mensagem.
[Nome], vi que você assumiu [novo cargo] na [empresa]. Parabéns. Faz um tempo que conversamos sobre [assunto antigo], e de lá para cá passamos a [novidade da sua empresa]. Se fizer sentido para o novo desafio, posso te contar como funciona numa conversa curta.
Bom para ex-clientes e para propostas que não andaram. Lembre a pessoa do que foi feito ou discutido, sem cobrar a decisão daquela época.
Olá, [nome]. Faz alguns meses desde [a última entrega ou a proposta de tal mês]. Estou escrevendo porque [motivo novo: produto novo, nova região atendida, mudança de preço]. Pensei em você porque, na época, [detalhe que você anotou]. Quer que eu mande uma versão atualizada?
Esse tipo de retomada só funciona se você anotou o detalhe na época. Por isso vale manter os contatos numa lista simples, com a data da última conversa e o próximo passo, como explica o guia de como organizar contatos comerciais sem CRM.
Escolha o canal pelo momento, não pelo hábito
O mesmo texto não serve para os três canais. A tabela resume quando cada um costuma funcionar melhor.
| Canal | Quando usar | Tamanho | Cuidado |
|---|---|---|---|
| Primeira mensagem no mesmo dia, lembrete de proposta, segundo contato | Cabe na tela sem rolar | Sem áudio e sem mensagem fora do horário comercial | |
| Empresas maiores, retomada depois de mudança de cargo | Um parágrafo curto | Uma nota no convite, não um texto de venda | |
| Proposta, decisão com mais pessoas, encerramento | Assunto específico e até três parágrafos | Responder no mesmo fio para o anexo ficar à mão |
Na dúvida, use o canal em que a pessoa respondeu da última vez. E não mande o mesmo texto em dois canais no mesmo dia: soa como cobrança. Para ver como o follow-up entra numa rotina de relacionamento mais ampla, leia o guia de networking empresarial.
Onde começar
Escolha um contato parado na sua agenda e escreva hoje, usando o modelo da situação em que ele está. Se travar, preencha o Gerador de Follow-up com o nome, o detalhe da conversa e o próximo passo. Depois, coloque cada contato no Planner de Follow-up, com a data do próximo contato, para não depender da memória.
A primeira rodada de negócios online da sua empresa é cortesia da plataforma: basta ter o CNPJ ativo, uma vez por CNPJ, e o contato só é trocado quando os dois lados marcam interesse. Veja as próximas rodadas de negócios e saia de lá com conversas que já pedem uma mensagem de follow-up no mesmo dia.